Выпуск №87. Создание инструкций

Любой товар или услуга, требующий поэтапных действий, как правило, сопровождается руководством пользователя. Конечный результат и правильность использования зависит от качества инструкции, которая прилагается. Привычными стали текстовые и наглядные инструкции. О правилах создания тех и других сегодня пойдет речь.

Текстовые инструкции

Руководство пользователя должно отвечать на три основных вопроса: «Что?», «Зачем?», «Почему?», то есть раскрывать суть, объяснять специфику и возможные причины. Поданная информация должна показать все возможности товара и таким образом донести разнообразие функций пользователю. Инструкция является важным показателем отношения к клиенту.

Правила по тексту

• Пишите по сути, избегая сложных конструкций в предложениях.
• Откажитесь от прилагательных.
• Повелительная форма – лучший способ донести информацию.
• Абзацы делайте короткими.
• Избегайте списков, подавая пункты в предложении через запятую.
• Старайтесь действие и его объяснение подавать в разных абзацах.
• Перед каждой главой делайте небольшое вступление, где будет описана ее суть.
• Структура глав должна быть максимально похожей.

Правила по форме

• Пиктограмма в основном тексте отрицательно влияет на читабельность.
• Если трудно описать, нарисуйте.
• Рисуете – опустите мелкие детали.
• Не увлекайтесь иллюстрациями.
• Не гонитесь за эстетической красотой рисунка, он должен быть максимально понятен.
• Делайте интервал между абзацами. Так лучше воспринимается текст.
• Используйте крупный хорошо читаемый шрифт.
• Не размещайте разные темы на одной странице.
• Заголовки должны быть четко отделены от основного текста.
• Оглавление и номера страниц – обязательная часть хорошей инструкции.

Советы

• Ссылаться на другие разделы инструкции можно, но с указанием и раздела, и страницы.
• Колонтитулы в руководстве пользователя должны быть информативными и полезными.
• Если в результате получается слишком большое пособие, лучше разделить его. Например, введение в эксплуатацию, руководство и решения для возможных проблем.
• Обновление продукта должно повлечь за собой обновление инструкций к нему.
• Нужна инструкция, но нет навыков? Лучше обратиться за выполнением к специалисту. На сайтах для фрилансеров их достаточно.

Видео-инструкции

Бывает так, что текстовой инструкции для какого-то товара недостаточно. В этом случае можно снять видеоролик, где раскрываются возможные проблемы и их решения. Вариантов создания такого руководства минимум два: профессиональный и аматорский. Можно попробовать снять рекламу самому, если есть определенные навыки и техника. Многое зависит от того, для какого продукта снимается инструкция, будет ли кто-то в кадре, как организовано освещение и т.п.

Основные правила

• Сценарий нужен в любом случае, и его автором должен быть профессионал.
• В кадре должна быть именно та модель продукта, о которой идет речь. Любое несоответствие вызывает недоумение.
• Начитка не должна быть слишком быстрой или медленной. Примерно 150 слов в минуту.
• Каждое действие на экране должно сопровождаться разъяснением.
• Если видео посвящено каким-либо проблемам, начните непосредственно с них, а затем переходите к решению.
• Приятна должна быть не только картинка, но и звук. Постарайтесь, чтобы голос звучал профессионально и четко. Грамотная речь тоже важна.
• Внешний вид должен соответствовать. Если речь идет, например, о ремонте автомобиля, целесообразно одеться в рабочий комбинезон.

Хорошая видеоинструкция позволяет сократить число обращений с различными вопросами. И мало кого удивит то, что такой ролик должен создаваться командой специалистов. На репутацию компании или ресурса влияет каждая деталь.

Скринкастинг: запись действий с рабочего стола

Если стоит задача объяснить специфику использования программного обеспечения, лучше использовать программы записи действий с компьютера. Такую возможность рассмотрим на примере одной из программ – Movavi Screen Capture Studio для Windows или Mac. Одна из ее функций – запись всех ваших действий с экрана.

Алгоритм работы

1. Скачать программу и запустить дистрибутив.
2. Установить настройки записи: захват видео и эффекты.
3. Выбрать параметры звука: динамики компьютера или ваши комментарии посредством микрофона.
4. Уточните область, которая должна быть отражена на видео.
5. Нажмите кнопку REC для записи, при необходимости используйте кнопки Пауза или Стоп.
6. Сохраните видео, предварительно конвертировав в нужный формат.
7. Распространите ролик на YouTube или Vimeo через эту же программу с помощью кнопки Share Online.

По такому же принципу работает программа Camtasia Studio и Camtasia for Mac. Происходит захватывание видео с экрана по установленным вами параметрам. Здесь также можно записать звук с микрофона или динамиков, а также разместить видеоролик с веб-камеры с возможностью последующего редактирования.

Аналоги

Screencast-O-Matic. Бесплатна и позволяет опубликовать видео длительностью до 15 минут на бесплатном хостинге. На готовом видео будет водяной знак компании.

UvScreenCamera. Существует платная и бесплатная версии. В наличии многофункциональный редактор. Платная версия имеет пробный период в 14 дней. Бесплатная версия ограничивает количество форматов и добавление аннотаций.

Fraps. Поддерживает почти все видеокарты. Позволяет измерять FPS в играх, создавать скриншоты одной клавишей и записывать видео в реальном времени. Бесплатная версия позволяет записывать всего 30 секунд, накладывает водяные знаки и создает скриншоты исключительно в растровом формате. Стоимость платной версии – 29.95$.

Скриншоты

Когда необходимо создать множество скриншотов и сопроводить их комментариями для разъяснения, лучше остановиться на специальной программе, которая позволит аккуратно оформить готовое руководство. Например, программа ScreenSteps позволяет сделать скриншоты, добавить к ним описания, а также масштабировать, оформлять и нумеровать снимки.

Программа позволяет

• Делать скриншоты и комментировать их
• Добавлять в руководство видео
• Прописывать теги по каждому отдельному уроку
• Конвертировать в форматы HTML, PDF и Word-файлы
• Использовать несколько шаблонов
• Форматировать текст и т.п.

Как правило, интерфейс этих программ интуитивно понятен, и особых навыков для работы с ними не потребуется.

Аналоги

Screenpresso. Позволяет делать снимок целого экрана или его части, отправлять их по почте и редактировать широким набором инструментов. Есть возможность добавить эффекты, совместить несколько скриншотов в один.

Lightshot. Снимок экрана в 2 клика, возможность публикации в Интернет и получения ссылки. Редактор, по утверждению разработчика, не уступает Photoshop. Работает под Windows и Mac.

Формат PDF

Если для создания руководства был выбран формат PDF, стоит обратить внимание на наличие специальных программ для работы именно с такими файлами. Так, например, программа Nitro PDF Professional позволяет из более 300 типов файлов создать один, в PDF-формате.

Возможности

• пакетная обработка файлов;
• конвертация почти из любого формата в PDF;
• экспорт из PowerPoint, Microsoft Word или Excel;
• возможность шифрования готовых файлов;
• редактирование изображений и текста;
• добавление закладок, ссылок, марок, водяных знаков и колонтитулов;
• восстановление, сжатие и оптимизация PDF-документа.

Аналоги

Solid Converter PDF. В наличии недавно вышедшая русская версия. Широкий спектр инструментов и форматов.

Soda PDF Professional + OCR Edition. Встроены профессиональные формы и шаблоны, поддержка более 300 форматов, функция распознавания текста. Не так давно появилась версия с русским интерфейсом.

Инфографика

Еще одна разновидность своего рода руководств. Главная особенность заключается в том, чтобы подать информацию максимально кратко. Минимализм как в подаче текста, так и в иллюстрациях. Инфографику можно поручить создать дизайнеру, либо использовать специальные сервисы для ее создания. Во втором случае будьте готовы к тому, что будет использован шаблон. Претендовать на индивидуальность не приходится.

Примеры сервисов: Creately, Easel.Ly, Caccoo и т.п.

Составляющие хорошей инфографики

• Легкий стиль. Если созданием инфографики занимается дизайнер, он наверняка знает, какие элементы будут оправданы. Стоит отказаться от сложных изображений и разнообразных шрифтов.
• Актуальность. Нужно изучить, что именно у вашей аудитории вызывает интерес или вопросы. Используя цифры, убедитесь в их достоверности.
• Информативность. Несмотря на свою лаконичную форму, инфографика должна нести полезную информацию.
• Компактность. Не нужно делать инфографику слишком длинной. Файл должен быстро подгружаться на странице.

FAQ

FAQ или ЧаВо – это собрание ответов на вопросы, которые часто задаются пользователем. Тематика сборника всегда соответствует специфике ресурса. Основная цель этого раздела – дать ответ еще до того как возникнет вопрос. Это значительно упрощает работу администрации ресурса и делает его удобнее для пользователя. Существуют также отдельные сайты с FAQ по разным темам (например, Internet FAQ Archives).

Что важно?

• Начинать писать FAQ нужно с элементарного: вспомнить, что чаще всего спрашивают у онлайн-консультанта или менеджера ваши посетители. Когда приблизительный список вопросов готов, можете приступать к написанию ответов на них.
• Просмотрите свой сайт в очередной раз. Подумайте о том, что вам было бы не понятно или интересно. Отметьте для себя эти пункты.
• Нужно понимать, что раздел ответов на вопросы должен удовлетворить необходимости в информации в тот момент, когда вы или ваши представители не могут ответить лично. Например, ночью, в праздники или на выходных.
• FAQ – это своеобразный показатель заботы владельца ресурса или компании о своем клиенте. Чем детальнее вы «разжевали», тем приятнее с вами работать.
• Несмотря на справочный характер этого раздела, он должен вызывать интерес.

Выводы

Есть множество способов донести до потребителя важную и полезную информацию. Выбрать можно любой, но все зависит от того, какая задача стоит. Если это инструкция по использованию бытовой техники, инфографики или FAQ будет мало. Если задача раскрыть специфику ПО, то нет смысла писать руководство на несколько сот страниц – достаточно скринкастинга или скриншотов. Выбирайте тип инструкции сообразно специфике и количеству нужной информации.